Convenio de encargado

1. Qué datos cubre

Los datos personales que tú o tu personal capturan dentro de la instancia, de personas que no son tus usuarios del sistema. Sobre todo:

• De tus trabajadores: nombre, categoría, cuadrilla, pase de lista, horas trabajadas, incidencias y lo que registres en la raya.
• De tus contratistas y proveedores: razón social, RFC, domicilio, datos de contacto y datos bancarios para pagos.
• De las personas que aparezcan en las fotos y documentos que subas a la bitácora, los generadores o los expedientes.

No cubre las cuentas de tus usuarios del sistema —quien entra con correo y contraseña—: de esas somos nosotros los responsables, y su tratamiento está en el aviso de privacidad. Son dos figuras distintas y por eso viven en dos documentos.

2. Para qué los tratamos

Para una sola finalidad: operar tu instancia y prestarte el servicio contratado. Eso incluye guardarlos, mostrártelos, calcular con ellos lo que el sistema calcula, generar tus reportes y documentos, respaldarlos y restaurarlos si hace falta.

Y para nada más. En concreto: no los usamos para nuestros propios fines, no los vendemos ni los compartimos, no los usamos para entrenar modelos ni para estadística, mercadotecnia o perfilamiento, y no los cruzamos con los de otro cliente. Tu instancia es un proceso y una base de datos separados: técnicamente no hay dónde cruzarlos.

3. Tus instrucciones

Actuamos conforme a lo que nos indiques por escrito, a través del correo registrado en tu cuenta y dirigido a notificaciones@jeffco.mx. Lo que hagas dentro del sistema también es una instrucción: capturar, corregir, exportar o borrar un registro lo ejecutas tú directamente y no necesitas pedírnoslo.

Solo entramos a tu información cuando nos lo pides —un soporte que no se puede resolver de otra forma— o cuando hace falta para mantener el servicio en pie: restaurar un respaldo, migrar la base al actualizar el sistema, o investigar un error. En esos casos accedemos a lo mínimo necesario y por el tiempo mínimo necesario.

Si una instrucción tuya fuera contraria a la ley, te lo diremos por escrito antes de ejecutarla.

4. Confidencialidad

Guardamos confidencialidad sobre estos datos, y esa obligación subsiste aun después de que termine la relación. Alcanza a cualquier persona que trabaje con nosotros y que pueda tener acceso a ellos.

5. Medidas de seguridad

Estas son las que están puestas hoy. Las decimos concretas y no como una declaración genérica, porque una lista que no se puede verificar no te sirve de nada:

• Instancia aislada por cliente: proceso, base de datos y archivos propios, bajo un usuario del sistema operativo distinto para cada empresa y con su carpeta cerrada al resto.
• Cifrado en tránsito: todo el acceso al sistema va por HTTPS, con certificado renovado automáticamente.
• Contraseñas nunca en claro: se guardan con una función de derivación diseñada para eso, y no se pueden leer ni desde dentro.
• Acceso al servidor solo con llave: sin contraseñas ni acceso como administrador del sistema, y con bloqueo automático tras varios intentos fallidos.
• Respaldo diario fuera del servidor, verificado al crearse y probado cada semana para comprobar que de verdad se puede restaurar.
• Vigilancia automática del servicio y del servidor, con aviso al operador cuando algo falla.

Si cambiamos alguna de estas medidas, será por otra de nivel equivalente o mayor.

6. Quién más los toca

Para prestar el servicio nos apoyamos en los siguientes proveedores, que tratan datos únicamente por cuenta nuestra y con las mismas obligaciones que asumimos aquí. Al aceptar este convenio los autorizas:

• Hostinger International Ltd. — el servidor donde corre la instancia de cada cliente. Opera en Estados Unidos de América, en Boston, Massachusetts.
• Supabase Inc. — las cuentas del sitio de ventas (nombre, correo, contraseña cifrada, empresa y RFC). Opera en Estados Unidos de América, en la región de Ohio.
• JettHost — el envío de los correos del sistema. Opera en Estados Unidos de América, en Dallas, Tampa y Los Ángeles.
• Google LLC (Google Drive) — la copia de respaldo diaria que sale del servidor. Opera en Estados Unidos de América.

Tus datos salen de México, y queremos que lo sepas antes y no después. La instancia donde vive tu información se aloja en Estados Unidos de América, en Boston, Massachusetts. Si tu empresa necesita que permanezcan en territorio nacional, dínoslo: no es algo que podamos resolver después de contratar.

Si cambiamos de proveedor o agregamos uno nuevo, te avisamos por correo antes de que aplique, a la dirección registrada en tu cuenta. Si no estás de acuerdo, puedes cancelar conforme a la sección 6 de los términos, sin penalización.

Los procesadores de pago no están en esta lista y no deben estarlo: no tocan lo que capturas en tu instancia, solo el cobro de la licencia, y no son encargados sino destinatarios de una transferencia. Eso está explicado en el aviso de privacidad.

7. Si hay una vulneración

Si detectamos un acceso, daño, pérdida, alteración o divulgación no autorizada que afecte estos datos, te lo comunicamos sin demora al correo registrado en tu cuenta, con lo que sepamos en ese momento: qué pasó, qué datos alcanzó, qué estamos haciendo y qué te recomendamos hacer. Y te seguimos informando conforme avance.

Avisar a los titulares afectados te toca a ti, porque eres el responsable frente a ellos. Nosotros te damos la información que necesites para hacerlo.

8. Derechos de tus trabajadores

Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición sobre estos datos se ejercen contigo, no con nosotros: eres el responsable. La mayoría los puedes atender tú mismo desde el sistema, porque puedes consultar, corregir y borrar lo que capturaste.

Si una solicitud de alguno de tus trabajadores nos llegara a nosotros por error, no la contestamos: te la remitimos y le decimos a esa persona con quién tiene que dirigirse. Y si para atenderla necesitas algo que solo nosotros podemos sacar, te lo damos.

9. Al terminar

Cuando termine la relación, tu instancia y su información se conservan 30 días en modo solo lectura para que exportes lo tuyo, y en ese plazo puedes pedirnos la copia completa de tu base de datos. Pasado ese plazo se suprimen.

Los respaldos tardan más y lo decimos porque es tratamiento que sobrevive al fin de la relación: las copias diarias se guardan hasta 90 días y se borran solas al cumplirlos. Es decir, hasta 90 días después de la última copia que te incluya, tu información puede seguir existiendo en un respaldo del que nadie hace uso. Borrarla antes de ese plazo exigiría reescribir copias pasadas, que es justo lo que un respaldo no debe permitir.

10. Lo que te toca a ti

Como responsable de los datos de tus trabajadores, a ti te corresponde tener tu propio aviso de privacidad y ponerlo a su disposición, tener la base legal para tratarlos, y capturar solo lo que necesites. El nuestro cubre tu relación con nosotros, no la tuya con ellos.

También te toca cuidar quién entra a tu instancia: dar de alta solo a quien deba tener acceso, darlo de baja cuando deje de trabajar contigo, y no compartir cuentas entre personas. Nosotros no podemos saber quién debe ver qué dentro de tu empresa.

11. Vigencia

Este convenio está vigente mientras tengas una instancia con nosotros, y las obligaciones de confidencialidad y de supresión le sobreviven. Si cambia su contenido te lo avisamos por correo antes de que aplique, con el mismo trato que la sección 10 de los términos: si no estás de acuerdo, puedes cancelar sin penalización.

La aceptación queda registrada con tu cuenta: qué versión aceptaste y en qué fecha. Si necesitas este documento firmado en papel para tu expediente, escríbenos a notificaciones@jeffco.mx y te lo mandamos.